Bits to Pieces is...

views on digital preservation

thoughts and views

tips and tricks

bits of others

Save as....03 File formats

Software is constantly being updated, and new software may not always support files created with older versions. Therefore, bear in mind exactly what you want to store. If it's a text document, then just the content may be enough. If it's a working draft, then you will also want to save the properties. However, if it is your definitive document then the form will be important too.



Save as... 02 Documents

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files. Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.




To keep files sustainably accessible, take the following steps when you create a document and save it for the first time:

  • Choose unique logical file names. Give version numbers to identify documents easily. Enter a date in the format YYYYMMDD.
  • Avoid using spaces, periods, commas or other strange characters in the file name. Use an underscore to separate words.
  • Store files that belong together in folders. Create a conveniently arranged folder structure that suits your own working process. Avoid too many layers in the structure.
  • Give the folder a descriptive name; follow the same guidelines as for the file names.
  • Be selective and do not store incomplete or unclear files.

Save as... 01 Digital preservation

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files.

Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.


Concise Guide nr 3

Very proud to present to you the latest addition to the Concise Guide archiving for Designers selection. Barcelona's Design Museum, centre and laboratory DHUB translated the Guide to Spanish and Catalan. We took the chance to update the  English text and all languages will be made available on the DHUB website.



You will find an English downloadable Concise Guide here on their site...


Thinking of a next translation that could only be Chinese....or Turkish perhaps?












Bewaar Me - vijf vuistregels

Op 5 november sprak ik op de Premsela conferentie Bewaar Me - over het bewaren van vormgevingserfgoed. In mijn sessie besteden we aandacht aan het bewaren van digitale vormgevingsarchieven.



It's in the name

Hoe vind je toch die ene foto terug? Of dat ene bestand waar je het laatste aan werkte?

 

 

 

Beautiful Backup

Wanneer heb je voor het laatst een back up van je computer hebt gemaakt?

Gisteren? Vorige maand? Nog nooit?

 

 

 

Think, Design, Create

Wat doe je als je weet dat de gemiddelde levensduur van een digitaal bestand maximaal zo'n jaar of vijf is? Er niet aan denken is natuurlijk een oplossing waar je rustig van gaat slapen. Voor even. Want wat doe je als je weet dat je de laatste jaren alle belangrijke gebeurtenissen alleen digitaal hebt vastgelegd? De geboorte van je kind, de foto's van je wereldreis, je trouwdag, die allermooiste van je oma? Wat doe ja dan?

 

 

Think, Design, Create
Published by kvdh on Monday, 17 May 2010 19:33

Wat doe je als je weet dat de gemiddelde levensduur van een digitaal bestand maximaal zo'n jaar of vijf is? Er niet aan denken is natuurlijk een oplossing waar je rustig van gaat slapen. Voor even. Want wat doe je als je weet dat je de laatste jaren alle belangrijke gebeurtenissen alleen digitaal hebt vastgelegd? De geboorte van je kind, de foto's van je wereldreis, je trouwdag, die allermooiste van je oma? Wat doe ja dan?

 

 

 

Nadenken over digitale duurzaamheid is voor iedereen belangrijk. Steeds meer delen van ons leven worden alleen nog digitaal vastgelegd. Correspondentie gaat per e-mail, familiefeestjes en vakanties filmen we digitaal, favoriete muziek bewaren we op mp3 spelers, of iPhone..... vind je het dan nog steeds niet belangrijk om zelf te bepalen wat over vijf nog kunt lezen, bekijken of horen?

 

Digitale herinneringen vragen om een zorgvuldige aanpak die verder gaar dan het maken van een back-up op CD of harde schijf. Om te beginnen is het goed om te weten dat zeker niet alles bewaard kan en zou moeten blijven. Begin daarom met nadenken wat je wel en wat je niet zou willen bewaren. Zoals je vroeger misschien niet alle foto's liet afdrukken kun je nu ook een selectie van de meest waardevolle documenten maken. Bedenk dus ook waarom en voor wie je die zou willen bewaren.

 

Vervolgens zorg je dat al deze belangrijke documenten op een heldere manier, geordend worden bewaard. In mapjes die een duidelijke naam hebben. De ordening kies je zelf, als het maar helder is en voor jou goed werkt.

 

Belangrijk is dat je de bestanden bewaard in duurzame open formaten. Dat je ze duidelijke bestandsnamen geeft waar geen rare tekens of spaties in voorkomen. Het is handig om hier een datum en beschrijving van de inhoud in op te nemen. Zorg dat deze verzameling van je belangrijkste documenten (je eigen 'archief') op verschillende manieren wordt opgeslagen en dat je één versie hiervan op een andere locatie bewaard.

 

Samengevat in drie stappen op weg naar een digitaal archief: think, design, create.


THINK wat je wel en niet wil bewaren, selectief zijn is essentieel.



DESIGN een structuur en orden je bestanden.



CREATE goede bestanden, mappen en een opslag systeem.



Duurzaamheid begint op het moment van creatie maar het eindigt daar niet. Wat er allemaal bij komt kijken zal ik in de komende maanden op deze pagina's verder uitwerken. Lees en reageer. Aarzel vooral niet om me te laten weten waar je behoefte aan hebt en waar je tegenaan loopt. Ik ben erg benieuwd of het digitale archief al leeft...

 


Security code
Refresh