Bits to Pieces is...

views on digital preservation

thoughts and views

tips and tricks

bits of others

Save as....03 File formats

Software is constantly being updated, and new software may not always support files created with older versions. Therefore, bear in mind exactly what you want to store. If it's a text document, then just the content may be enough. If it's a working draft, then you will also want to save the properties. However, if it is your definitive document then the form will be important too.



Save as... 02 Documents

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files. Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.




To keep files sustainably accessible, take the following steps when you create a document and save it for the first time:

  • Choose unique logical file names. Give version numbers to identify documents easily. Enter a date in the format YYYYMMDD.
  • Avoid using spaces, periods, commas or other strange characters in the file name. Use an underscore to separate words.
  • Store files that belong together in folders. Create a conveniently arranged folder structure that suits your own working process. Avoid too many layers in the structure.
  • Give the folder a descriptive name; follow the same guidelines as for the file names.
  • Be selective and do not store incomplete or unclear files.

Save as... 01 Digital preservation

Preservation of digital records requires a different approach to paper storage, because a digital file consists of a series of ones and zeros—the bit stream. This always needs a specific combination of hardware and software in order to be read. Damage to the bit stream and fast technological advancements are a threat to digital files.

Therefore, digital preservation requires special measures (in addition to selecting, ordering and describing) to ensure that digital documents remain usable.


Concise Guide nr 3

Very proud to present to you the latest addition to the Concise Guide archiving for Designers selection. Barcelona's Design Museum, centre and laboratory DHUB translated the Guide to Spanish and Catalan. We took the chance to update the  English text and all languages will be made available on the DHUB website.



You will find an English downloadable Concise Guide here on their site...


Thinking of a next translation that could only be Chinese....or Turkish perhaps?












Bewaar Me - vijf vuistregels

Op 5 november sprak ik op de Premsela conferentie Bewaar Me - over het bewaren van vormgevingserfgoed. In mijn sessie besteden we aandacht aan het bewaren van digitale vormgevingsarchieven.



It's in the name

Hoe vind je toch die ene foto terug? Of dat ene bestand waar je het laatste aan werkte?

 

 

 

Beautiful Backup

Wanneer heb je voor het laatst een back up van je computer hebt gemaakt?

Gisteren? Vorige maand? Nog nooit?

 

 

 

Think, Design, Create

Wat doe je als je weet dat de gemiddelde levensduur van een digitaal bestand maximaal zo'n jaar of vijf is? Er niet aan denken is natuurlijk een oplossing waar je rustig van gaat slapen. Voor even. Want wat doe je als je weet dat je de laatste jaren alle belangrijke gebeurtenissen alleen digitaal hebt vastgelegd? De geboorte van je kind, de foto's van je wereldreis, je trouwdag, die allermooiste van je oma? Wat doe ja dan?

 

 

It's in the name
Published by KvdH on Friday, 11 June 2010 12:09

Hoe vind je toch die ene foto terug? Of dat ene bestand waar je het laatste aan werkte?

 

 

 

Hoe groter de hoeveelheid digitale bestanden hoe lastiger het is om degene te vinden die je zoekt. Vooral als je kunt kiezen uit duizenden PICT en IMG bestanden met voorloopnummers... Of de beroemde def.def.def.doc versie van een rapport. Hoe weet je nu wat echt de laatste versie is als je dat niet duidelijk aangeeft?

 

Om nog niet te spreken over de verwarring die ontstaat als je met meerdere mensen aan een document werkt.

 

Kortom, er is veel voor te zeggen om goede afspraken - met jezelf of anderen - te maken over de naamgeving van je digitale documenten.

 

Twee tips daarbij zijn:


Een duidelijke, betekenisvolle naam

biedt meer informatie dan 'IMG96543.jpg', 'brief.doc'.

 

Kies een zo uniek mogelijke naam die iets zegt over de inhoud, en dan bedoel ik dus weer meer dan 'afbeelding' of 'brief'. Je vind je bestanden sneller terug en het is niet nodig om verschillende documenten te openen om te bekijken of je de goede voor je hebt. Dat is niet alleen voor jezelf maar ook voor anderen handig. Een datum aan het begin is handig, helemaal als je die in de volgorde jjjmmdd noteert, dan worden de bestanden chronologisch in een map geplaatst. Versienummers kunnen ook nuttig zijn.

Een veilige bestandsnaam

zonder punten, spaties of andere gekke tekens.

 

Gebruik liefst maximaal dertig karakters in een bestandsnaam. Vermijd spaties en punten en gebruik daarvoor het liefst het underscore teken. Beperk je tot de karakters 0-9 en A-Z, alle andere karakters kunnen voor problemen zorgen dus die vermijd je liefst.

Bestandsnamen die voor mij goed werken zijn bijvoorbeeld 201004BrfVerhagen_huur.pdf of 200907_VakFrankrijkOrleans.jpg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Security code
Refresh